Il primo passo da compiere per la scelta del luogo dell’evento è capire a chi è rivolto.
Evento per dipendenti/collaboratori. Si fa, generalmente, per coinvolgere e rendere partecipe della vita aziendale il proprio personale. I messaggi che un tipo di evento del genere deve trasmettere sono vari, tra cui: divertiamoci, siamo uniti, siamo una famiglia, condividiamo un’idea o un progetto, tutti siamo importanti.
Evento per clienti o partner commerciali. Un evento del genere deve trasmettere la forza, la concretezza e l’affidabilità della propria azienda. Al pubblico bisogna comunicare il motivo per cui si dovrebbe entrare in affari con la propria impresa o continuare a rimanere clienti.
Evento aperto al pubblico. Si tratta di un evento per il lancio di un nuovo prodotto. Per ammaliare un pubblico di questo tipo, la comunicazione deve essere sorprendente, innovativa e coinvolgente.
Se abbiamo deciso a quale delle categorie precedenti è destinato l’evento, i criteri per scegliere il luogo si devono basare su: emozioni da trasmettere, posizione, dimensioni della sala e attrezzature necessarie.
Emozioni da trasmettere. Si vuole creare un senso di intimità e coesione nel gruppo? Allora l’evento si deve svolgere all’interno di un parco, in un agriturismo oppure attraverso una gita di gruppo. Si vogliono trasmettere solidità e sicurezza
dell’azienda? Allora l’evento si deve svolgere in un luogo di alto profilo, come per esempio un albergo di lusso con sale meeting oppure all’interno di una villa. Si vogliono trasmettere la storia, la cultura e i valori aziendali? Allora l’evento
potrebbe tenersi nella sede aziendale oppure all’interno di una dimora storica. Si vuole lanciare un nuovo prodotto sul mercato? Allora una fiera specializzata potrebbe essere il luogo ideale.
Posizione. Una località raggiungibile è senza dubbio meglio di una struttura lontana dalle principali vie di comunicazione. È necessario valutare la distanza dell’evento aziendale dalle principali autostrade, aeroporti, stazioni ferroviarie, fermate del bus o della metropolitana. Ecco perché è fondamentale calarsi nei panni dei partecipanti e
chiedersi: con che mezzo parteciperanno all’evento?
Dimensioni della sala e attrezzature. L’evento è a numero chiuso o è aperto a un ampio pubblico? Un evento a numero chiuso permette di stimare meglio i costi e guadagni derivanti dall’organizzazione. Per un evento aperto ad un pubblico più vasto è necessario fare una stima del numero dei partecipanti. Gli errori da non commettere sono quelli di non affittare una sala troppo piccola, ma nemmeno una sala troppo grande per l’affluenza prevista. Infatti, il pubblico avrebbe la spiacevole sensazione di sentirsi disperso in un’aula semi deserta, oppure potrebbe rischiare di rimanere in
piedi per mancanza di sedie.
Altro aspetto da considerare è la scelta del luogo in base all’attrezzatura necessaria al suo svolgimento: ecco perché bisogna valutare elementi come l’ampiezza degli spazi, l’attrattiva del luogo, la presenza di barriere architettoniche, i parcheggi, l’illuminazione, le tecnologie a disposizione (esempio: videoproiettori).
A voi la scelta: meglio nella propria azienda? In una sala congressi di un hotel? In un ristorante?In una piazza?All’interno di un parco? Oppure in una gita di gruppo alla scoperta delle meraviglie che ci circondano?